تفویض اختیار: اگر می‌خواهید ببینید یک مدیر، چقدر در کارش موفق است، ببینید آیا وقت خالی دارد یا نه! تجربه به من نشان داده مدیرانی که سرشان خیلی شلوغ است، چند نوع هستند:
- کسانی که تازه کسب و کارشان را شروع کرده و در شرایط آماده سازی شرایط کسب و کار به سر می‌برند. این مدیران در حال تیم سازی، درست کردن نسخه‌های اولیه محصول، پیدا کردن مشتریان اولیه، انجام کارهای اداری و … هستند.
- مدیران دولتی که از این جلسه به آن جلسه می‌روند و کار اصلی‌شان همین است!
- مدیرانی که دور و برشان حسابی شلوغ است و موارد زیادی را در لیست کارهایشان دارند که فقط خودشان باید انجام دهند.
دسته اول مدیران اگر راه و چاه را یاد بگیرند، بعد از مدتی از این وضعیت خارج می‌شوند و اوضاعشان بهتر می‌شود. به نظرم بهتر است با دسته دوم کاری نداشته باشیم اما دسته سوم، مخاطبان اصلی این مقاله هستند. البته احتمالاً سرشان این قدر شلوغ است که این مقاله را هم نمی‌خوانند! اما اگر شما هم از آن دست مدیرانی هستید که سرتان خیلی شلوغ است، متاسفانه باید هشدار مهمی را به شما بدهم:
فهرست مطالب
کسب و کار شما نزدیک به ورشکستگی است!!!
مدیری که سرش به کارهای زیادی گرم است، نمی‌تواند مسائل بزرگ‌تر و اصلی‌تر را ببیند، نمی‌تواند آینده بینی داشته باشد، فرصت آموزش دیدن را از دست خواهد داد، از رصد بازار و رقبا باز می‌ماند، وضعیت سلامتی و روابط خانوادگی‌اش از تعادل خارج می‌شود و … همه این‌ها هم باعث می‌شود با سرعت به خط پایانی که اصلاً دلپذیر نیست، نزدیک شود.
چرا آقا یا خانم مدیر مدنظر ما به این شرایط رسیده است؟
شاید بگویید چون مدیریت کردن را نمی‌داند! که پاسخ درستی هم هست. اما چطور می‌شود مدیریت کرد؟ چرا یکی دیگر در کسب و کار و شرایط مشابه حال خودش و کسب و کارش بهتر است؟ اگر بخواهیم پاسخ ندانستن مدیریت را کمی باز و عینی‌تر کنیم، شاید به موضوع بسیار مهم تفویض اختیار یا واسپاری وظایف برسیم. تفویض اختیار یا واگذاری کارها به دیگران، یکی از بخش‌هایی است که در بحث مدیریت زمان مطرح می‌شود؛ اما راستش اهمیت این موضوع خیلی بیشتر از فقط یک زیرشاخه کوچک از بحث مدیریت زمان است.
خانم ماری پارکر فالت، در تعریفی ساده از مدیریت می‌گوید: مدیریت یعنی انجام دادن کارها، با و به وسیله دیگران در این تعریف ساده، اشاره مهمی به تفویض اختیار شده است کارکردن به وسیله دیگران. پس شاید بد نباشد برای نجات کسب و کارمان از وضعیت خطرناک و نزدیک به ورشکستگی، هرچه زودتر، علم و هنر انجام کارها به وسیله دیگران را یاد بگیریم.
تفویض اختیار چیست؟
تفویض اختیار، واگذاری یا واسپاری کارها، یعنی مسئولیت انجام چند بخش یا تمام یک کار را به دیگران بسپاریم، این دیگران می‌توانند همکاران داخل مجموعه کاری ما، افراد بیرون از سازمان ما و یا حتی سیستم‌ها و نرم افزارهای دیگر باشند. مثلاً شما به عنوان مدیر کسب و کارتان، باید به نیروهای جدید آموزش بدهید؛ پس می‌توانید انتخاب کنید:
- خودتان به صورت حضوری و تک تک آموزش دهید.
- مسئولیت آموزش را به همکار دیگری واگذار کنید.
- مسئولیت آموزش را به یک شرکت و موسسه آموزشی دیگر واگذار کنید.
- طبق یک سیستم آموزشی که از قبل طراحی کرده‌اید، فرایند آموزش نیروهای جدید به صورت اینترنتی و بدون نیاز به مربی می‌شود.
به نظر شما کدام روش بهتر است؟
راستش هر کدام مزایا و معایبی دارند. مثلاً در آموزش حضوری توسط خودتان احتمالاً مهم‌ترین و کاربردی‌ترین مطالب گفته می‌شود و بیان دلیل آن کارها، انگیزه همکار جدید را افزایش می‌دهد؛ اما این کار از شما وقت زیادی را می‌گیرد. در حالت دوم، زمان شما گرفته نمی‌شود و می‌توانید به کارهای مهم دیگرتان برسید یا حتی استراحت کنید. اما شاید بعضی از کارهای همکار دیگران، انجام نشده باقی بمانند یا اطلاعات به خوبی منتقل نشوند. حتی شاید خود کارمندتان هم به خوبی متوجه موضوع نشده باشد و حالا همان مطالب و روش‌های ناقص را منتقل کند!
در روش سوم، زمانی از شما و همکاران دیگر گرفته نمی‌شود و آموزش هم به صورت حرفه‌ای‌تری انجام می‌شود؛ اما ممکن است سر فصل آموزش‌ها با چیزهایی که مد نظر شماست، کمی تفاوت داشته باشد.
روش چهارم، آموزش توسط خودتان (کامل‌تر و بهتر)، بدون صرف وقت اضافه است. چه عالی! اما ممکن است همکار جدید نتواند ارتباط خوبی را با فضای آموزش مجازی برقرار کند!
چرا گاهی تفویض اختیار جواب نمی‌دهد؟
اینجا یکی از گلوگاه‌های مهم کسب و کارها است که مدیران ممکن است به خاطر بررسی معایب و مشکلات تفویض اختیار، اشتباه قبلی‌شان را تکرار کنند و خودشان دست به کار شوند. جمله‌ای که بارها گفته یا شنیده‌ایم را به خاطر بیاورید:
هیچکس مثل خودم نمی‌تواند این کار را انجام دهد.
که جمله کاملاً درستی هم هست: تا وقتی به خوبی تفویض اختیار نکنید، هیچ کس نمی‌تواند و اجازه نخواهد یافت که به خوبی شما کارکند! مشکل از تفویض اختیار نیست؛ مشکل از خودمان است که نمی‌توانیم به خوبی این کار را انجام دهیم. در مثال آموزش به همکار جدید، حتی با وجود معایبی که در روش‌های دوم تا چهارم ذکر شد، باز هم وقت شما برای انجام کارهای مهم‌تر و اصلی‌ترتان باز شده و این خیلی خوب است.
قانون ۷۰ درصد در تفویض اختیار
ما انتظار داریم که دیگران، از همان بار اولی که کاری را به آنها واگذار می‌کنیم دقیقاً به خوبی خودمان آن را انجام دهند؛ اما قانون ۷۰ درصد در بحث تفویض اختیار می‌گوید: اگر دیگران توانایی برآورده کردن ۷۰ درصد از انتظارات شما را دارند، آن کار را به آنها واگذار کنید. با این روش، شما مهم‌ترین گام را که ورود به چرخه سخت تفویض اختیار است، برداشته‌اید و اگر درست پیش بروید، بازدهی فرد در دفعات بعدی بیشتر و بیشتر شده و حتی شاید به زودی بهتر از خود شما آن کار را انجام دهد!
چرا تفویض نمی‌کنیم؟
می دانیم که واگذار کردن کارها به دیگران، وقت زیادی را برایمان ایجاد کرده و همکارانمان را هم توانمندتر می‌کند. پس کمی بعد، سازمان قوی‌تری خواهیم داشت. اما با این وجود، چرا باز هم دست و دلمان برای تفویض اختیار می‌لرزد؟!
- گاهی شخص مناسبی را پیدا نمی‌کنیم.
- گاهی در تله زمان می افتیم و می گوییم وقت کافی برای آموزش و واگذاری کار به دیگران را ندارم.
- گاهی می‌ترسیم که با تواناتر شدن دیگران جایمان را بگیرند.
- گاهی هم هزینه این کار را نداریم.
کمبود زمان، باعث کمبود زمان بیشتر می‌شود! بنابراین یک جایی باید این چرخه معیوب را به هم بزنید. وقتمان کم است و نمی‌رسیم کارها را به دیگران آموزش دهیم؛ پس وقتمان کمتر می‌شود و … شاید بد نباشد یک زمان مشخص را برای آموزش در نظر بگیریم و به آن، مثل سرمایه گذاری در کسب و کارمان نگاه کنیم که به زودی، وقت بیشتری را برای ما ایجاد خواهد کرد. ترس از دست دادن جایگاه، معمولاً اشتباه است. اگر مدیر باشیم، همکار توانا، کارهای ما را هم انجام می‌دهد و وقت بیشتری خواهیم داشت و اگر کارمندی باشیم که کارمان را به همکار دیگر آموزش داده‌ایم، احتمالاً به زودی ارتقاء خواهیم گرفت.
وقتی کاری را به دیگران واگذار می‌کنیم، قطعاً باید هزینه‌ای را هم بابتش بپردازیم. شاید ما در محاسباتمان آن را هزینه‌ای اضافه در نظر بگیریم، اما به این فکر کنید که وقتتان چقدر ارزش دارد؟ اگر از وقتتان برای انجام کارهای مهم‌تری مثل برنامه ریزی و ارتباط با افراد مهم استفاده کنید، درآمدتان قطعاً بیشتر خواهد بود.
اما برای اینکه معایب تفویض اختیار را کم کنیم، نیاز به کارهای دیگری هم هست؛ مثلاً پیدا کردن فرد مناسب. اگر بخواهید مسئولیت آموزش دادن را به دیگران واگذار کنید، از بین همکاری که خوش بیان و دقیق است و همکار دیگری که فن بیان ضعیف و دقت پایینی هم دارد، کدام را انتخاب می‌کنید؟ سؤال مضحکی بود، نه؟ مسلماً همکار اول بهتر است؛ پس چرا ما برای واگذاری کارهایمان، بهترین‌ها را انتخاب نمی‌کنیم؟ اگر بهترین‌ها را انتخاب نکنیم. بهترین پاسخ‌ها را هم نخواهیم شنید. اما بهترین‌ها کجا هستند؟
در بین همکاران فعلی‌تان، بهترین‌ها کسانی هستند که تجربه و علاقه کافی را راجع به موضوع مدنظر شما دارند و از آن مهم‌تر، مسئولیت پذیرند. اما نکته خیلی مهم در اینجا این است که اگر همکاران کمی با این مشخصات دارید، احتمال دارد که همه کارها را روی سر آنها بریزید. در نتیجه، این افراد خسته‌تر و دل زده می‌شوند و افراد دیگر که شاید ضعیف‌تر هستند، مجالی برای رشد پیدا نمی‌کنند. با این اشتباه خودتان و با دست خودتان سازمانتان را نابود کرده‌اید! پس مسئولیت شما به عنوان مدیری که می‌خواهد تفویض اختیار کند این است که کارها را به صورت عادلانه تقسیم کنید. تفویض اختیار عادلانه، باعث رشد و انگیزه بیشتر همه همکاران می‌شود.
وقتی فرد مناسبی در داخل سازمان نیست!
لازم نیست که حتماً کارها را به نیروهای فعلی‌تان واگذار کنید. شاید بتوانید کارها را به افرادی در بیرون از سازمانتان بسپارید. این کار اگر به درستی انجام شود، ممکن است در وقت و هزینه‌های شما صرفه جویی خوبی ایجاد کند. نام دیگر این کار Out Source کردن (استفاده از منابع خارجی) است. مخصوصاً بعد از همه گیری کرونا، این روش بسیار پرطرفدار شده است و افرادی که به آنها «فریلنسر» یا آزادکار می گویند گزینه‌های خوبی برای تفویض کارها هستند.
آموزش
یکی از موارد مهمی که باعث موفقیت با شکست پروژه تفویض اختیار می‌شود نحوه آموزش به مسئول جدید است. بسیار مهم است که همکارمان بداند هدف کلی ما از انجام این کار چیست و دقیقاً چه کارهایی باید انجام شود، ترتیب انجام کارها چگونه است، ابزارهای مورد استفاده کدامند. چه زمانی باید کار را تحویل دهند. خط قرمزها و مسائل مهمی که حتماً باید رعایت شوند کدام ها هستند و …
یکی از موارد مهم در آموزش، اعتماد به فرد جدید و دادن آزادی عمل به او در انجام کارهاست. گاهی می‌توان کاری را به روش‌های دیگر هم انجام داد. اگر نتیجه همان است، چه اشکالی دارد که با دادن کمی آزادی، انگیزه همکارمان را بیشتر کنیم؟
واگذاری به سیستم
مسئله جذاب در تفویض اختیار استفاده از سیستم‌ها و نرم افزارهای کامپیوتری است. شاید بتوانیم بعضی یا قسمتی از کارها را به سیستم‌های کامپیوتری واگذار کنیم. اجازه بدهید یک مثال از کسب و کار خودمان بزنم: برای خوش آمدگویی به افرادی که به تازگی عضو مجموعه ما شده‌اند، قبلاً از تماس‌های تلفنی استفاده می‌کردیم و یکی از همکاران این مسئولیت را بر عهده داشت. اما بعد از مدتی به این نتیجه رسیدیم که می‌توان این کار را توسط یک سیستم خودکار و با پخش صدای ضبط شده هم انجام داد. با این کار صرفه جویی خوبی در وقت و هزینه ما انجام شد و بازدهی بیشتری هم داشتیم.
لطفاً تفویض نکنید!
از مزایای تفویض اختیار گفتیم، اما یادمان باشد که نباید کارهای فکری، مهم و اصلی‌مان را واگذار کنیم. یک مدیر فروش می‌تواند مسئولیت تهیه گزارش‌ها را به دیگری بسپارد، اما نباید نوشتن طرح فروش را واگذار کند. گاهی برای فرار از بار مسئولیت و تصمیم گیری، کارهایمان را به دیگران واگذار می‌کنیم، اما این کار، فرار و یا حرکتی از ترس به سمت شکست است. لطفاً کارهای غیر اصلی، غیر حیاتی و کم اهمیت‌تر را به دیگران واگذار کنید تا وقت بیشتری برای کارهای مهم‌ترتان پیدا کنید.
منبع: مجله موفقیت
- تاکتیک‌های مذاکره و راهکارهای مدیریت آن
- مدیریت ارتباط با مشتریان چیست؟
- آدم‌ها با سبک ارتباطی خاصی با یکدیگر ارتباط برقرار می‌کنند
- راه اندازی کسب و کار بدون سرمایه اولیه
- مفهوم کارآفرینی و 8 ویژگی کارآفرینان موفق
